Det har legat i kalendern ett tag, men det verkar saknas en tråd, så jag startar en!

Välkomna till Föreningens årsmöte!

Vi väljer styrelse och väg för kommande året, samt ser hur det gått under föregående.

Dagordning postas i tråden senast 6 dagar före mötet.

Motioner som inkommit 7 dagar före mötet planeras in i dagordningen. De som inkommer senare tas upp under punkten "övrigt" och kräver då 2/3 majoritet.

Endast medlemmar äger röst- eller talarrätt på årsmötet.

Det är väldigt viktigt att ni kommer!

Annars kan föreningen tas över och pengarna distribueras till någon annan.

Eller så kan föreningen byta inrikting åt något håll du inte är bekväm med.

I bästa fall kan du berätta för nästa års styrelse vad du tycker föreningen skall göra!

Wiggo är vaken...
viewtopic.php?f=7&t=6906

Har vi någon dagordning klar så är det högtid att posta den nu.

Absolut, du har rätt. Vi ber om ursäkt för förseningen.


Förslag till Dagordning för årsmöte VSAF 2015-02-02

1. Mötets öppnande

2. Mötets behörighet

3. Val av mötets ordförande

4. Val av mötets sekreterare

5. Val av två personer att justera protokollet

6. Godkännande av dagordningen

7. Fastställande av röstlängd

8. Styrelsens verksamhetsberättelse för 2014

9. Ekonomisk berättelse för 2014

10. Revisorns berättelse för 2014

11. Beslut om ansvarsfrihet för 2014 års styrelse

12. Propositioner
Inga propositioner lagda

13. Motioner
a) Motion om byggande av skydd i Bergsjön

14. 2015 års verksamhetsplan

15. 2015 års budget och fastställande av medlemsavgift

16. Val av styrelse för 2015

17. Val av revisor för 2015

18. Val av valberedare för 2016

19. Utlämning av "VSAF's förtjänstutmärkelse"

20. Övriga frågor

Bilaga till 13.a)

Motion om konstruktion av mobila skydd samt byggnad i Bergsjön.

Under cirka ett års tid har det förekommit önskemål och diskussioner kring konstruktion och placering av ett antal mobila skydd för att öka spelbarheten samt attraktion till spelmarken i Bergsjön. Skydden kommer att erbjuda spelarrangörer en möjlighet att förändra utrymmet på spelmarken, flytta kända hotspots och flaskhalsar eller skapa nya sådana eller på andra sätt påverka spelet efter sitt behov.

Skydden och huset kommer att vara konstruerade i trä, isärtagbara, bärbara tack vare sin vikt, behandlade för att bättre motstå vädrets påfrestningar än obehandlat trä samt är möjliga att återvinna då de anses ha tjänat ut sitt syfte. Förvaring mellan användning kommer att ske antingen genom att skydden är uppställda på plats eller ihopvikta på spelmarken.

Skyddens konstruktion finns i två storlekar med gemensam konstruktion. De har tre väggar som med ena änden är fästa i mitten och andra änden riktad utåt som ekrar på ett hjul eller en trekantig stjärna. Bildexempel på stort skydd bifogas motionen liksom ett komplett exempel med kostnader och konstruktion i skb-fil som kan läsas i SketchUp.

I konstruktionen används plyfaskivor, staketstolpar, reglar, hakgångjärn, trallskruv, träskruv, gångjärn, murblock, syllpapp samt färg.

Ett stort skydd har en radie på 2,4 meter och en höjd på 1,2 meter. Priset för material, 1400 Kr.
Ett litet skydd har en radie på 1,2 meter och en höjd på 1,2 meter. Priset för material, 900 Kr.
Byggnaden är 6x4,8 meter med två rum. Ett rum med fönster och ett rum med dörr ut. Priset för materiel, 9400 Kr.
Upphöjd förvaring med presenningar. Pris för material, 2000 kr.
Hyra av släpvagn samt inköp av de verktyg som behövs, men eventuellt inte kan lånas, 3000 Kr.
Utjäming uppåt av priser till närmast hundratal kronor.

Markarbetsgruppen föreslår att en grupp medlemmar engageras för konstruktion av 6 stora skydd, 8
mindre skydd, en byggnad samt iordningställande av plats för förvaring.




Medel som bör anslås för verksamheten 30.000 Kr

3D skiss

Google Sketchup Viewer för att läsa skissen.

Bilaga till 14.
2015 års verksamhetsplan
Vår vision är att skapa ett positivt klimat och en föreningsgemenskap inom VSAF, där nybörjare tas om hand. Såväl nya som gamla ska på sina egna villkor ges möjlighet att roas, utvecklas och utmanas av föreningens spel. Detta nås genom en gemensam föreningsinsats från såväl medlemmar, arrangörer som styrelse.

VSAF skall lägga sin kraft på:

* Att se till mångfalden i speltyper (Skogsspel, CQB, storspel)

* Att hålla nere kostnader (arbeta för det ideella, ordna bra deals)

* Att hålla en hög kvalitet på sin verksamhet (demokratisk öppen förening, leta nya marker, samarbeta med andra aktörer).

* I andra hand att fokusera på att spelen skall lära ut och träna det som VSAF'are behöver för att arbeta tillsammans.

Föreningen skall eftersträva mesta möjliga transparens för att skapa en vi-känsla. Medlemmarna är inte kunder utan utgör själva föreningen. De ska ges inflytande och insyn. Kommunikation med styrelsen ska vara god och medlemmarna ska känna att styrelsen arbetar för deras bästa.

Föreningen ska under 2015 fortsätta

a) att ha som målsättning att erbjuda ett spel var helg året om, även de helger då stora spel i området arrangeras (om inte intresset visar sig vara för litet).

b) att underlätta för såväl nya som erfarna arrangörer att hålla i spel, inte minst på nya marker, och underlätta inköp av nödvändig rekvisita. Stödja utveckling av medlemmarnas spelskicklighet, och nya som erfarna arrangörers initiativ och kreativitet.

c) att erbjuda medlemmarna billiga spel och billig boll, med sikte på att hålla nere de nödvändiga kostnaderna för att kunna spela airsoft i Västra Sverige. Föreningen ska tillhandahålla grundläggande spelutrustning, särskilt sådan som butiker i området inte tar in, till ett rimligt pris. Föreningen ska också tillhandahålla prova-på utrustning till nya deltagare till ett så lågt pris som möjligt.

d) Föra samtal med andra aktörer (kommersiella, ideella och myndigheter) kring samarbeten och liknande.

e) Leta efter nya spelmarker att använda. Se över våra marker och hålla dem snygga.

f) På internet tillhandhålla ett forum och en kalender både för föreningens egna och andra aktörers arrangemang.

g) Hålla hemsidan fungerande och modern.

h) Vara drivande i värvningsarbetet till vår hobby och förening.

i) Fortsätta se över våra säkerhets- och spelregler

j) Eftersöka samarbeten med intresserade butiker & föreningar

k) Eftersträva mer avancerade spel på nya marker av olika arrangörer

Bilaga till 8.

Verksamhetsberättelse 2014

Genomförda aktiviteter enligt verksamhetsplanen för 2014:

Föreningen närvarade vid Sci-Fi-mässan, AEG-mässan och Gothcon.

Vi tecknade mot slutet av året en försäkring där alla föreningens medlemmar är försäkrade på alla spel. Detta är en förbättring jämfört med SVEROK's försäkring som bara täcker föreningens medlemmar på SVEROK-spel.

Styrelsen har startat de arbetsgrupper som beslutats och regelbundet uppmuntrat om deltagande, både på forum och på spel.

Tandskydd ordnades som beslutat. Inköpen avslutades när röda stjärnan åter införde dem i sitt sortiment.

Namn och form på medlemspris har beslutats. Namnet är "VSAF's förtjänstutmärkelse", och ger medlemmen rätt att bära ett speciellt märke. Tanken är att utmärkelsen även skall synas på forumet i framtiden.

Ett samarrangemang med Skaraborgs Airsoftförening, SKAF, genomfördes 24 augusti.

Miketown provspelades.


Ytterligare verksamhet under året:

Ett nytt populärt initiativ var de sex mekdagar, som delvis genomfördes med stöd från Röda stjärnan.

Under större delen av sommaren och långt in på hösten införde föreningen ett nytt inslag, nämligen 11 onsdagsspel, vilket varit mycket populärt.

En spelbank har öppnats, där en arrangör kan klippa ut olika delar för att lättare kunna bygga ett välfungerande spel.

Markarbetsgruppen har hållit ett par städdagar, med resultat att marken nu är ganska fri från skräp.

Lånebössorna har renoverats och är nu i gott skick.

Föreningen har ingått ett samarbete om en jämställdhetssatsning tillsammans med SVEROK, där kvinnors airsoftspelande finansieras så länge pengar finns i projektet. Föreningen skjuter till 2000 och SVEROK samma summa.

Undersökning av möjligheten till en ungdomssektion har påbörjats. Genom en ungdomssektion ges föreningen möjlighet att åter få ungdomsbidrag.

Föreningen har nu tillgång till lokaler i spelets hus i Majorna. Dessa är lämpliga för lagmöten, träffar eller mekkvällar till exempel.

En av de stora frågorna för föreningen har alltid varit varför folk slutar spela. För att skaffa fakta i målet skapades en enkät och cirka 100 svar har inkommit. Analysen av svaren pågår.

En medlem som skadade sig på ett spel har uppvaktats.

150 Armband med resår i galon har köpts in. Dessa är vita med en av tre olika bokstäver. De är tänkta att färgas i tre olika färger.

Riktlinjer kring hyrning av mark kring ”Kvistdalen” har förhandlats fram, vilket väsentligt utökar den tillgängliga marken. Denna har också provspelats.

Det har hållits:

* 46 spel i Bergsjön med 19 deltagare i genomsnitt

* 3 spel i Kvistdalen med 39 deltagare i genomsnitt

* 1 spel i Miketown med 67 deltagare

Bilaga till 8.

Bilaga, kommentarer till verksamhetsberättelsen
2014 års årsmöte beslutade om en hög ambition för 2014 och ett år senare så kan det konstateras att vi inte riktigt nått hela vägen fram i alla frågor.


Kommentarer på områden där föreningen inte genomfört 2014 års beslut:

Komplexiteten i regelöversynen visade sig större än vad som antagits. Det, och svårigheter att samla gruppen har inneburit att regelöversynen inte kommit till stånd.

CQB-gruppen startades men den ansvarige styrelseledamoten lämnade sina styrelseuppgifter. Efter omstart visades inget intresse för gruppen. Inga andra CQB-initiativ har kommit till föreningens kännedom.


Kommentarer på de beslut som genomdrivits av föreningen:

Med knapp tid inför och mellan årets mässaktiviteter blev planeringen lidande och det blev svårt att hinna organisera folk. Mässorna genomfördes, men mycket arbete föll på ett fåtal medlemmars axlar. Efter den arbetsinsatsen var det svårt att få upp motivationen hos dem som aktiverat sig i PR-gruppen.

Tecknandet av försäkring fördröjdes av att det visade sig vara en del svårigheter med att få klara besked om omfattning och kostnad för vår önskade försäkring. Vi fick inte de villkor som hade beskrivits för oss, där alla som spelar ett VSAF-spel skulle vara täckta.

Inför samarrangemanget med SKAF planerades en buss som kom att kosta föreningen långt mer än planerat. Inför beslutet att hyra en buss genomfördes en undersökning på forumet som indikerade att bussen skulle komma att gå runt. När vi väl var vid sista avbeställningsdatum så saknades ett antal anmälningar för att gå runt, men det beslutades att vi skulle bära den ekonomiska risken att de inte skulle fyllas. När väl dagen kom så hade alla anmälda utom 5 hoppat av.

Grusplanen blockerades för en tid av okända skäl med betongpelare, men dessa har sedan plockats bort igen innan vi hann agera.

Befintliga grupper i nuläget:

Markarbetesgruppen
Spelutvecklingsgruppen
PR-gruppen
Regelöversynsgruppen
CQB-gruppen

Av dessa kan endast Markarbetesgruppen anses vara aktiv i nuläget.

Medlemmar som intresserar sig för att delta i dessa eller göra något annat uppmuntras att ta kontakt med styrelsen.

Tackar.
Mycket bra och utförligt.

Tack Nicke.

Lade till Miketown och Armband på verksamhetsberättelsen.

Bilaga till 15.

2015 års budget och fastställande av medlemsavgift

Utgångspunkten är att föreningen för 2015 behåller sina nuvarande avgiftsnivåer:
Medlemsskap 100:-
Spelavgift 20:-
Spelavgift gäst 50:-


Totalt in från 2014:
149277,50:-

Inkomster 2015 lika med 2014, justerat med 105,50 för att snygga till totalt kapital:
85722,50:-

Totalt kapital:
149227+85722,50=
235000:-


Fasta utgifter:
Markhyra bergsjön: 27221:-
Webb/IT: 3000:-
Bankavgifter: 2000:-
Försäkring: 5300:-

Totala fasta utgifter:
27221+3000+2000+5300=
37521:-

Budgetposter under 2015:
Kvistdalen: 7000:-
Inköp rekvisita: 3000:-
Markförädling (markgruppen): 10000:-
PR (PR-gruppen): 4000:-
Arbetsgrupper: 10000:-
Underhåll av lånekit: 3000:-
Tjejsatsning: 2000:-
Radioinköp: 3000:-
Övrigt: 6000:-

Totalt planerade utgifter under 2015
7000+3000+10000+4000+10000+3000+2000+3000+6000=
48000:-


Totala utgifter:
37521+48000=
85521:-


Budgeterat resultat 2015:
85722,50-85521=
201,50:-

28 lådor kulor i lager
10 radios i lager

Bilaga till 9. Ekonomisk årsberättelse

In från 2013:
Konton 70670,71

Tillgångar:
Container 12000
Kulor 48000
Rekvisita 0
Radio 2800
Totalt: 62800

Fordringar:
Överskott från radioinköp 324

Totalt 133794,71

Inkomster 2014: 85617
VSAF Arr/Spel 28270
Bösshyra 373
Medlemsavgifter 11200
Kulförsäljning 34100
Radioförsäljning 7350
Årsavgifter spelare 1200
Försäljning tillgångar, radiolager + inbet radio fordring 3120

Utgifter 2014: 91640,96
Markhyror 38708
Arbetsgrupper 0
Markförädling 0
Webb/IT 2600
Bankavgifter 1699
Kulinköp 24845,67
Rekvisita och spelkostnader inkl. buss 5903
Försäkring 5300
Radio 6074
Årsmöteskostnader 3262,1
PR 462,20
Vapenunderhåll 2484,99
Årsmedlemmar på SKAF-spel 300

Förändring kontanta medel -6023,96

Ut efter 2014:
Konton: 64646,75

Fordringar:
Obetalade spel, 205 spelare och 1 kvistdalen: 7814

Tillgångar:
Container 12000
Kulor 27 lådor 68400
radio 350
Totalt 77150

Skulder:
Scifimässan 2500
Utlägg Scifimässan 233,25
Totalt 2733,25

Totalt 146877,5

Årsresultat: +13082,9

Får kasta in handduken idag grabbar ! Är kvar i halmstad och kommer nog vara kvar här minst ett par timmar till

cheers

Sorry glömde helt av att det va den 2a idag

Tack för ett bra årsmöte!

Tack för ett bra årsmöte!

Tack alla som kom för ett effektivt och intressant årsmöte. För alla som inte var med hoppas jag justerat protokoll läggs upp snart.

Ledsen att man utblev då jobbet höll mig kvar till 22:00.
Tack för en utförlig redogörelse, ser fram emot protokoll

Hur går det för mötessekreteraren? Har vi nåt färdigt som justerarna kan skriva under?

Det är skickat till justerarnas e-post (om den stämmer) om man nu känner att man borde ha fått nått, och inte fått det. Kontakta mig så löser vi detta.